2021.6.24

オフィス移転に必要な手続き一覧

オフィス移転で必ず必要になるのが、関係各機関への届け出（手続き）です。期限が定められているものもありますので、抜けがないように注意して手続きを済ませましょう。

定款の変更

会社の定款には所在地が記載されています。

オフィス移転で所在地が変更になる場合は定款の変更が必要です。

定款の変更は、株式会社であれば株主総会で特別決議を行い、合同会社であれば総社員で決議を行ったのち、総社員の同意を得ることになるか現行定款の定める方法によって変更します。

ただし、「東京都新宿区」とだけ記載されており、オフィス移転後も「東京都新宿区」なら定款を変える必要はありません。

定款の変更は時間と手間がかかりますので、事前に確認するようにしましょう。

法務局で本店・支店移転登記申請

会社の本店・支店を移転した場合は、法務局に「本店・支店移転登記申請」をする必要があります。

提出先は移転前の管轄法務局で、下記の書類が必要です。

• 本店・支店移転登記申請書
• 株主総会議事録（株主総会で定款を変更する場合）
• 株主リスト（株式会社の場合）
• 取締役会議事録または取締役の過半数の一致を証する書面（株式会社の場合）
• 同意書（合同会社の場合）
• 委任状（代理人に登記申請を依頼した場合）

本店又は支店の移転の登記は、同じ管轄であれば1箇所につき3万円、管轄外に移転した場合は1箇所につき6万円の登録免許税が必要です。

本店の場合は移転後2週間以内で、支店の場合は3週間以内が申請期限です。期限内に申請できるように準備しましょう。

税務署

税務署には下記の2種類の書類を、移転前の納税地の税務署窓口、郵送、e-Taxで提出します。e-Taxで提出すると添付書類（定款等の写しの確認）が不要になります。

• 異動届出書
• 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書

移転後1か月以内に提出するようにしましょう。手数料は不要です。

都道府県税事務所

「事業開始等申告書」を移転前と移転後の管轄する都道府県税事務所に提出する必要があります。

書類の書式や提出方法などは税事務所によって異なります。

労働基準監督署と公共職業安定所（ハローワーク）

労災保険と雇用保険を一本化して申告や給付を行う一元適用事業と、労災保険関連と雇用保険関連とを別々に扱う二元適用事業により、手続きが異なります。

一般に、農林漁業・建設業等が二元適用事業で、それ以外の事業が一元適用事業です。

一元適用事業の場合

オフィス移転をした日の翌日から10日以内に、移転後の管轄する労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。

次に「労働保険名称所在地等変更届の控」及び確認書類を添付して「雇用保険事業主事業所各種変更届」を移転後の管轄する公共職業安定所へ提出します。

求人している場合は、最後に「雇用保険事業主事業所各種変更届事業主控」を公共職業安定所の求人担当部署へ提示し求人票の内容変更手続きを行います。

二元適用事業の場合

オフィス移転をした日の翌日から10日以内に、移転後の管轄する労働基準監督署に労災保険の「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。

次に、雇用保険の「労働保険名称、所在地等変更届」と「雇用保険事業主事業所各種変更届」を移転後の管轄する公共職業安定所に提出します。

求人している場合は、最後に「雇用保険事業主事業所各種変更届事業主控」を公共職業安定所の求人担当部署へ提示し求人票の内容変更手続きを行います。

社会保険の手続き（年金事務所・健保組合）

移転後5日以内に、窓口、郵送、電子申請のいずれかで管轄する年金事務所に「適用事業所名称・所在地変更届」を提出します。

管轄内の移転と管轄外の移転、法人と個人事業主で準備する書類が異なります。

また、各健保組合のルールに従い住所変更の手続きをするようにしてください。

銀行・クレジットカード・保険会社（火災保険など）

銀行、クレジットカード会社、保険会社により届出方法は異なります。

法人の場合、法務局で取得する法人登記簿や印鑑登録証明書が住所変更に必要です。

また、法人契約のクレジットカード、事業用のクレジットカード、ETCカードを持っている場合は、忘れずに住所変更を行いましょう。

警察署・運輸支局

社用車がある場合は「車庫証明」を警察署で取得し、自動車保管場所証明書を証明日(交付予定日)から1か月以内に運輸支局に提出します。

保管場所により申請書類が異なります。何が必要か最寄りの警察署で確認して手続きを行いましょう。

消防署

事務所移転の7日前までに、移転先の管轄消防署へ下記の届出を行います。

• 防火対象物使用開始届出書
• 防火・防災管理者選任（解任）届出書（要：防火・防災管理者講習修了証の写し）
• 消防計画作成（変更）届出書

また、内装工事を開始する7日前までに、必要な書類・図面を添付して「防火対象物工事等計画届出書」を提出する必要があります。

郵便局

近くの郵便局に「郵便物届出変更届」を提出することで、旧住所に届いた郵便物を新住所に転送してくれます。

電話

契約している電話会社によって手続きが異なります。フリーダイヤルやフリーコールなどを別会社で契約していることもあるので、移転前の契約内容をしっかりと確認して変更の手続きを行いましょう。

取引先・客先への連絡

取引先やお客様へ移転のお知らせをすることも重要です。

連絡先をリストアップし、抜けがないように注意して、移転のお知らせを郵送するなどしましょう。

店舗であれば、ホームページやSNSに店舗移転のお知らせを掲載することが大切です。

その他注意点

クリニックであれば、保健所や厚生局へ手続きが必要なように、業種業態によって様々な手続きが上記以外にも必要になります。また、移転費用や経費が、概算でどのくらい必要になるか、事前にシミュレーションし移転費用が特別損失にできるかどうか確認しておく必要があります。

もし、移転手続きに不安があるのなら、コンサルに依頼し各フローに対してアドバイスを求める方法もあります。

しっかりとスケジュールを組んで、漏れがないようにチェックリストを作成し移転業務の作業を進めていきましょう。