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3年前

オフィス移転業者は価格で選んでいいのか？選び方の基準とは？

事業拡大、テレワーク推進によるオフィススペースの見直しなど、様々なタイミングでオフィス移転は必要になります。

オフィス物件の退去通知は一般的に6ヵ月以上前に行う必要がありますから、オフィス移転プロジェクトは全社員、取引先に影響を及ぼす半年以上かかる一大プロジェクトになります。

一大プロジェクトであるオフィス移転を費用だけを基準に業者を選んで良いのでしょうか？　自分たちだけで移転をしても良いのでしょうか？　価格が安い業者にすると何か問題があるのでしょうか？

様々な視点から、オフィス移転における業者、特に引越業者についてお伝えしていきます。

小規模オフィスやSOHO、レンタルオフィスで荷物が少なく、自分たちだけで簡単に引越ができる場合を除いて、オフィス移転（引っ越し）は業者に入ってもらうのがベストです。

転勤や進学などで住まいを引っ越された経験をお持ちの方は多いかと思います。住宅の場合、建物や荷物に傷などをつけずに運ぶことが重要ですが、オフィスの引っ越しは、オフィスレイアウトに応じた綿密な搬入搬出計画なども必要になります。

例えば、住宅なら「この箱は2階の部屋へ」という程度の計画で十分ですが、オフィスなら搬出・搬入する順番、仮置きの場所などをオフィスレイアウトに沿って事前に計画しておかないと、引越作業に手間取り、新オフィスでの稼働に時間がかかってしまいます。

さらに、何かが無くなる（行方不明or紛れ込む）、トラブルが発生することもあります。専門の業者に依頼することでトラブル発生の確率を低くできるのもポイントです。

PCなどの壊れやすい物、書類など重量物が多く、作業の負担が大きいのもオフィス移転の特徴です。業者に依頼すれば、壊れないようにPCを梱包し輸送してくれますし、もしPCが輸送で壊れたとしても契約内容によっては引越業者が対応してくれます。

なお、PCの中にあるデータは保証しないケースが多いので、引っ越し前にデータのバックアップを取得するなど、適切な対応をするようにしましょう。

オフィスの引越業者に見積もりを依頼する前に、運送会社に何を依頼するのか明確にしておく必要があります。同じ条件にした見積もりで比較しましょう。

新しいオフィスの電話がつながらない、メールができない、ネットやデータベースに接続できないなどのトラブルがオフィス移転にはあります。どれも業務に非常に影響が出てしまうため、引越業者の中には接続確認のサービスを行っている業者もあります。

確認作業をどの業者に依頼するのか、それとも社員が一人ひとり行うのか、事前に計画し選択する必要があります。

オフィスの規模に近い実績のある会社に依頼した方が、過去に似たような経験をしているため、トラブルやミスが発生しにくいといえます。

ただし、実績はあっても引っ越しの計画が大雑把の業者よりも、同規模の実績はなくても綿密な計画を立てて引っ越しを実行できる業者を選択した方が良いかもしれません。

荷物を運搬設置する他に、不要になった机や椅子などの処分や買い取りのサービスを行っている業者もあります。不用品の処分は産業廃棄物の業者に直接依頼するか、引越業者に依頼するか事前に決めておく必要があります。

なお、産業廃棄物の運搬、処分には許認可が必要です。許認可の有無も必ず確認するようにしましょう。

新しいオフィス家具は、購入した業者が設置までしてくれることが多いのですが、まとめて引越業者に依頼することも可能です。一般に、購入した業者に設置まで依頼した方が安くなりますが、オフィスレイアウトによっては、引っ越しと同時に行わなければならないことがあります。

事前の打ち合わせが重要なポイントです。どの業者がどの作業をどこまで行うのか、計画しつつ見積もりを依頼するようにしましょう。

オフィス移転は引越業者の他にも様々な業者に入ってもらう必要があります。

オフィス移転に関係する代表的な業者を上げましたが、法務局や税務署、警察署などへの届け出なども必要です。株式会社の場合、定款の内容によっては株主総会を開いて定款変更の特別決議をしなければならないこともあります。

オフィス移転に慣れていなければ、抜けが発生して慌ててしまうこともあるため、コンサルを依頼するオフィス移転のプロジェクトが多くなりました。株式会社JLAでは、オフィス移転プロジェクトがスムーズにかつ適正コストで実現できるようにコンサルティングを行っています。

また、株式会社JLAはプロジェクト中に発生する工事業者との協議などに対応することで、オフィス移転に係わる負担を低減するだけではなく、コスト低減もすることができます。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。