オフィス移転の費用と項目、削減ポイント
オフィス移転に関係する費用は、住居用と異なり相場はあまり役に立ちません。相場よりも具体的なコストシミュレーションを行い、各費用を適正化しトータルコストを削減することが重要です。オフィス移転に関係する費用を項目ごとに分けて解説いたします。
新オフィスの賃貸借契約費用
概算で賃料の12～14カ月分（敷金・前家賃・仲介手数料）、50坪未満の物件であれば賃料の6～8カ月分（中規模未満だと更に礼金ありのケースが多くなる）が賃貸借契約時に必要です。なお、個人オーナー物件と大手デベロッパー物件・ファンド物件で必要な費用が異なります。
敷金・保証金
個人オーナー：賃料の３～12カ月分（小規模：100坪未満）
ファンド物件：賃料の６～12カ月分（中規模：100坪以上）
大手デベロッパー物件：賃料の12カ月分（大規模：100-300坪以上）
通常、敷金は賃料の○○カ月分とすることが多いため、賃料に変更があった場合、追加で預け入れる、一部返還されるケースなどがあります。
礼金
個人オーナー：賃料の１～２カ月分（賃料が安価なため設定される）
ファンド物件：なし
大手デベロッパー物件：なし
保証委託料
賃料＋共益費＋駐車場代＋看板使用料などの合計（月額固定費）の１カ月分が相場です。
保証委託料が必要ない物件もありますが、敷金を減額できるため保証会社に入ってもらう物件が増えてきています。
火災保険
面積や保険内容によって費用が異なります。２～３万円が相場です。
前払賃料
契約日、物件により異なり、日割り＋１カ月分の賃料です。予算を考える際は、２カ月分とすると良いでしょう。
仲介手数料
法律で仲介手数料は最大で賃料の１カ月分となっています。不動産会社によって異なりますが、1カ月分と予算立てるのがよいでしょう。
新オフィスの入居工事費用
一般的に入居工事（事務所）の坪単価は10～30万円で、デザイン、グレード、地域、物件により増減します。こだわりのデザインを採用し坪単価が40万円程度になることもあります。
仮設工事
ビルの共用部での搬入搬出時に欠損・破損を保護する役目や、専有部での高所作業や施工中の汚れ等を防ぐ工事です。
仮設工事では、養生範囲・養生回数・養生材料と過剰に項目と数量が設けられる傾向がありますので、初期段階で検証すべき工事の一つと言えます。
軽鉄工事・ボード工事
軽量鉄骨（LGS）やＰＢ（プラスターボード＝石膏ボード）を使って、壁や天井を作る工事です。天井の高さが高いほど使用する軽量鉄骨のサイズが大きくなりコストアップします。またプラスターボードにも種類があり、遮音性の高い（ボードが厚い）ものほどコストアップします。会議室など遮音性が必要な場所と、それほど遮音性が必要ない場所で仕様を変更した方が良いか、また欄間（らんま）オープンといった、天井から60cm以上の開口を設置することで、消防法によるスプリンクラー増設を省略することにより安くなるかどうかも検討しましょう。
内装工事（内装仕上げ工事）
カーペットやクロス（壁紙）、化粧シートなどで内装を仕上げる工事です。使用するカーペットやクロスなどの仕様により、金額が変わります。また、天井を化粧石膏ボードにすると、天井のクロス工事が不要になるためコストを下げることもできます。デザイン性を重視しての既存の天井材を抜いた方法では、原状回復の費用増加の要因となるので、既設照明は外しても退去時に再利用できるように必ず保管しましょう。
建具工事
ドアを取り付ける工事です。建具のグレードで大きく費用が変わります。
既存の鉄扉建具にセキュリティ機器の設置による開口穴を設ける場合、ビルオーナーの承認を取っておくようにしましょう。既存建具を加工すると、退去時に扉自体を交換する復旧責任を負う可能性もありますので、十分に注意しましょう。
パーティション工事
スチールパーティションの工事です。可動式と固定式があり、パーティションに取り付ける（付属）ドアは、建具工事ではなくこちらに含むことが多いです。また、中古のパーティションもあり、コストダウンすることも可能です。パーティション工事がB工事になるかC工事になるかでコストが左右されますので、契約前に工事区分の説明を受けるとき、テナント推薦のC工事業者で施工が出来るよう要望することができます
電気設備工事
コンセント、照明、LAN（ネットワーク工事）などの配線や分電盤などの工事です。OAフロアの工事や電話工事を電気工事に含む場合があります。
埋め込み型（天井を平らにできる）の照明の方が露出型（天井から出っ張る照明器具）よりコストが高くなります。また、使用するPCの数やコピー機の配置場所によって、電気配線の長さやブレーカーの数が変化しコストが変わります。
席数に合わせてOAタップを設置しますが、実際の使用以上に増やしてしまうことが多々ありますので、各自の使用状況に適した配置をすることでコスト減に繋がります。
空調管理設備工事
エアコンや吸気排気など空調に関係する工事です。レイアウト（特に間仕切り壁の新設により）により空調位置の変更を余儀なくされ、費用が想定以上にかかる状況はよくあります。天井内の既存空調ダクトを枝分けして、吹出し口でエアコン環境を整える方法など、空調の新設移設以外の検討もしましょう。
給排水工事
オフィス事例は少ないですが、店舗の場合にスケルトンからだと、トイレやキッチンなどの設置、水、お湯の供給に関連する工事となります。入居後に給排水工事を行うと非常にコストが高くなりますので、ビルの既設設備から遠い設置場所になるとコスト高になるのでレイアウトをしっかりと考えましょう。
消防設備工事
火災報知器、消火設備、非常放送設備、避難設備など消防に関係する工事です。法律や条例で設置が義務付けられているものがありますので、当然ながら取り付ける必要性があります。また、ビルによっては、ビルの消防システムを変更する必要があり、費用負担が生じます。
ビル入退館システム工事
ビルの入退館システムや警備システムなどの機器導入や設定を変更対応する工事です。生体認証、ICカード認証など認証方式や設置場所数によって費用が変動します。
什器費用
テーブルや書棚、椅子、ロッカーなどの什器を購入し設置するときに生じる費用です。
什器を新しくする場合、オフィス工事に含めて業者から提案をうける場合は、新品だけでなく新中古など選択肢を複数もつようにしましょう。
引っ越し費用
書類、パソコンなどの機器、机、椅子、ソファーなどの什器を新しい事務所に運ぶ費用です。一坪あたり3万円程度が相場ですが、書類が多い企業様の場合、一坪あたり5万円に膨れ上がることもあります。
オフィス移転で発生した不用品の処分
オフィス移転すると、ほぼ確実に不要な什器が発生します。特にオフィスを縮小する場合、机や椅子など不用品が大量に発生します。
不要になった什器はリサイクル品として買い取ってもらう方法、メルカリなどで販売する方法、廃棄処分する方法があります。廃棄処分する場合は運搬業者が産業廃棄物収集運搬許可や一般廃棄物収集運搬業の許可があること、産業廃棄物処理業者も必要な許可を得ていることが必要です。リサイクルする場合は古物商などの許可を得ているか確認しましょう。いずれの場合も書面に残すことが重要です。
また、機密文書の処理は情報の漏洩がないよう適切に処理しましょう。
自社で運搬して費用を削減
引っ越し費用を削減する最も簡単な方法は、「自分たちで梱包し運ぶ」ことです。
自社でトラックを所有し普段の業務で梱包に慣れている、シェアオフィスやSOHO（小規模オフィス）で移動する荷物が少ないのであればおすすめですが、荷物を運ぶときに壁に傷をつけてしまうなどのリスクがあります。
慣れていないのであれば、引っ越し業者におまかせした方が良いでしょう。
引っ越し業者にすべて委託する
引っ越し業者に、梱包から配置、不用品の処分まですべて対応してもらうことも可能ですが、注意点があります。
不用品の処分を引っ越し業者に依頼する場合、引っ越し業者が産業廃棄物収集運搬許可や一般廃棄物収集運搬業の許可を得ている必要があります。
また、一般自動車貨物運送事業など引越運送事業の許認可を得ていることも確認しましょう。
単に価格だけで業者だけで選んでしまうと、問題を起こしてしまうリスクがありますので、見積もりの段階で許認可を確認しておくことが重要です。
なお、不要になった什器を原状回復工事で出る廃棄物とまとめて処分する方法もあります。この場合、廃棄物を運搬するのは下請け業者になること多いです。発注者として下請け業者の許認可も確認しておくと良いでしょう。
旧オフィスの原状回復工事費用
原状回復工事の相場は坪単価3～15万円と幅があります。工事業者がビルオーナーにより指定されている点や現状によって大きく変動するなどの理由があるからです。
オフィス移転で計画した予算よりもオーバーすることが多いのが原状回復工事の特徴です。ただし、9割の企業様が適正価格よりも高い金額で原状回復をしているためコストを削減できるポイントでもあります。
オフィス移転での経年劣化
オフィスの場合、一般的に経年劣化を含めて原状回復します。住居用と異なるため、注意しましょう。
例えば、「変更箇所及び汚損、損傷個所を入居者の負担で修復し、壁・天井・床仕上げ材の塗装、貼替を別途定める仕様のとおり行った上で本物件を明け渡す」という契約であれば、経年劣化しているか否かに関係なく、壁紙や天井の貼り替え、塗装が退去時までに必要です。
どこまで原状回復するのか、経年劣化を含めるのか否かなど詳細は、賃貸借契約書や特約に記載することになっていますが、数十年前に入居した場合などで、曖昧なケースもみられます。
トラブルを防ぐためにも、退去する前に貸主（建物オーナー）と話し合い、お互いが納得できる形で原状回復を行うようにしましょう。
ガイドラインの借主義務とは
オフィス物件に国交省が定めたガイドラインが適応になるか否かは、ケースバイケースでありますが参考になる点も多いので、取り上げたいと思います。
ガイドラインで参考になるポイントは、入居している借主が善管注意義務に違反していないか、違反している場合、原状回復義務がどうなるかという点と、特約が認められるかどうかという点です。
善管注意義務とは、「債権の目的が特定物の引渡しであるときは、債務者は、その引渡しをするまで、善良な管理者の注意をもって、その物を保存しなければならない」（民法第400条）です。簡単にいえば「社会的に要求されるレベルで大切に使ってくださいね」となります。
この善管注意義務に違反して損傷させた場合（タバコによる汚れなど）は損害賠償義務が借主に発生（民法第415条）し、借主（入居者）の負担で原状回復が必要になります。
借主義務の範囲を拡大するために、賃貸借契約に特約をつける場合があります。ガイドラインでは、下記の3点を特約の要件としています。
- 特約の必要性があり、かつ、暴利的でないなどの客観的、合理的理由が存在すること
- 賃借人が特約によって通常の原状回復義務を超えた修繕等の義務を負うことについて認識していること
- 賃借人が特約による義務負担の意思表示をしていること
オフィス物件においても同様と考えられますので、要件を満たしている特約に借主は従う義務があります。
改装・リニューアル工事をしているとき
ビジネスの状況でオフィス入居後に会議室やモデルルームなどの改装や、水回りや壁、照明などのリニューアル工事を行っている場合、入居した当時の状態がわかりにくくなっていることがあります。
工事業者と細かい点まで打ち合わせの他、不明点がある場合は、入居者・工事業者・建物オーナー（管理会社）と３社で打ち合わせをすることが必要です。
もし、改装・リニューアル工事をして間もないのであれば、居抜き退去（造作譲渡）も考えても良いかもしれません。
居抜き退去をするには、事前に建物オーナーに居抜き退去の許可を得ること、退去日までに次の入居者を自分たちで探すか、誰かに紹介してもらう必要があります。
次の入居者が見つからなかった場合は、契約通りに原状回復をする必要がありますので、注意しましょう。
レンタルオフィスの原状回復
東京など都心部にあり、敷金が０～２か月で入居時内装工事が不要、キャンペーンで数か月分の家賃が無料など、初期費用が少なくて済むレンタルオフィスですが、退去するときに注意すべき点がいくつかあります。
- 退去の連絡はいつまでに必要か？
- 壁紙の貼り替えなど原状回復が必要か？
- 原状回復が必要な場合の費用はどう支払うのか？
- キャンペーンで入居した場合、違約金が発生しないか？
- 期間内の退去で違約金が発生しないか？
- 敷金はいつまでに返還されるか？
- 荷物を運び出す時間などの制限があるか？
いずれも賃貸借契約書や特約（キャンペーン含む）の内容をしっかりと確認することが重要です。
特に、壁紙の劣化による貼り換えを入居者が負担する場合と、そうでない場合がありますから、原状回復はしっかりと確認しておくことが必要です。
もし、曖昧な点があったら、しっかりと話し合い解決するようにしましょう。
レンタルオフィスだから、退去の連絡をして、PCや書類など所有しているものだけを運び出せば完了すると思っていると、思わぬ失敗をしてしまいますから、十分注意するようにしましょう。
オフィス移転の諸経費
事務所移転の予算を考える上で忘れてならないのが、移転告知、官公庁への届け出などの諸経費です。
オフィス移転告知・修正
取引先にオフィス移転の挨拶状を印刷し発送する費用、ホームページやパンフレットなどに告知を出し修正する必要があります。また、名刺、封筒、パンフレットなど印刷物の住所変更も必要です。
ビジネスにおいて、重要なことですので忘れずに行いましょう。
従業員1人あたり１～２万円が相場です。
官公庁への届け出
税務署、法務局、社会保険事務所、健保組合、保健所など関係各機関へ移転の届け出が必要です。
弁護士や行政書士、会計士などの専門家に業務を依頼した場合、10～20万円の費用が発生します。また法務局の管轄が変わる場合は6万円、管轄が変わらない場合は3万円の登録免許税が必要です。なお、専門家に業務を依頼せずに自分たちで行うこともできます。
システムの情報変更
業務で使用しているシステムの情報更新費用も必要です。
どのような更新が必要になるかは、システムごとに異なりますので、修正漏れがないように一つずつ確実に行いましょう。
シミュレーションしてみる
これで移転に必要な費用を概算することができます。しかし、業種業態によって追加で必要になる項目がありますから、移転シミュレーションをしてみて過不足がないことを確認することが大切です。
また、シミュレーションをしたとしても、抜け落ちてしまいトラブルになる可能性もありますから、スムーズに移転を行うために専門のコンサルにサポートを依頼するのがおすすめです。特に原状回復では、9割の企業様が適正価格よりも高い価格で工事を依頼していますので、原状回復だけもコンサルに依頼することをおすすめします。 なお、早ければ早いほど交渉や費用削減のメリットが高くなります。オフィス移転が決まったら即座に行動するようにしましょう。