2021.8.12

オフィス移転に必要な計画書とステップ

オフィス移転は最低でも半年、通常なら1年程度かかるプロジェクトです。一大プロジェクトであるオフィス移転を成功させるには、綿密な計画とステップが大切です。

新オフィスの選定、旧オフィスの解約、引っ越し、内装工事など多岐にわたる各タスクを確実かつ効率的に実施できるようオフィス移転計画書を作成し移転を成功させましょう。

オフィス移転計画の重要性

仮にオフィス移転計画書が無い状態でオフィス移転を進めた場合、下記のような問題が発生します。

1. 旧オフィスの退去通知が遅れて余分な費用(賃料等)が発生した。
2. 取引先へのオフィス移転連絡の遅れや漏れが発生し、通常業務に支障が出た。
3. 新オフィスの内装工事が予定より遅れ、未完の状態で入居することになった。
4. 新オフィスのレイアウトに不備があり、再工事を余儀なくされた。
5. 旧オフィスの原状回復工事費用について交渉できず、高くなってしまった。

他にも様々な問題が発生し、業務への影響は避けられません。

逆に、しっかりとしたオフィス移転計画やスケジュール表を用意することで、問題が発生することなくスムーズに移転することが可能になります。

オフィス移転計画書の作成

オフィス移転に関係する総務部などの人員配置や業者の都合により、スケジュールは随時調整していく必要がありますが、おおよそ次のような手順で計画書を作成することが必要です。

事務所移転の目的を明確にする

テレワーク推進によるオフィス面積縮小、事業拡大によるオフィス面積の拡大、事務所集約化による業務の効率化など、様々な理由でオフィスを移転することになりますが、どうしてオフィス移転が必要なのかを下記のポイントに沿って目的を明確にし、移転計画書に入れ込みます。

1. 事務所移転の理由
2. 現オフィスの問題点と新オフィスにおける要望（レイアウトや所在地など）
3. 事務所移転の期限or要望
4. 移転することのメリットとデメリット
5. 自社にとって最も良いと考えられる移転先と事務所面積
6. 移転の予算

新オフィス選定にあたってのポイント

オフィス移転の目的に沿ったオフィスを選定しますが、100％満足いくテナント物件が見つからないこともあります。どこまで妥協できるのか、何を確認するのか予め明確にして計画に盛り込みましょう。

1. 賃料・更新料・保証金・敷金・共益費など契約書や特約の内容
2. 内装工事や原状回復工事に業者指定があるか
3. 退去時に行う原状回復の範囲と費用を契約書・特約に入れられるか
4. 使用可能な電気容量
5. ネットと電話環境
6. ビル入退館システムと使用可能時間
7. 引っ越しや工事に関する制限事項（工事できる時間など）
8. 駐車場（社用車がある場合）
9. 周辺環境（最寄り駅や雰囲気）
10. 事務所面積が適切か（仮にレイアウトしてみる）
11. 採光、空調
12. 内装工事の費用と期間
13. 新たに購入する机や椅子などの費用

注意点として、民法が改正されたこともあり、旧オフィスの契約書と同じ内容にすることはできない可能性があります。また、退去時などのトラブル防止を考えると、顧問弁護士に契約書のチェックを入れてもらうだけではなく、不動産に詳しい専門家によるチェックも必要です。

現在のオフィスや引っ越しの確認も忘れない

オフィス移転では新オフィスに目を奪われがちですが、現在のオフィスの契約状況などについても、移転前に確認しておき計画書に盛り込むことが重要です。

1. 原状回復工事の範囲や期間
2. 原状回復工事は指定業者かどうか
3. 解約予告はいつまでに必要か
4. 新オフィスに持っていくものと廃棄するものの選別
5. 不用になった家具や引っ越しに使った段ボールの廃棄方法
6. 引っ越し業者の選定
7. 保証金や敷金の返金

原状回復工事の見積もりを取得したら「予定していた金額よりも大幅に高く困ってしまった」という声も聞かれます。オフィス移転がほぼ決まっているのなら、新オフィス選定よりも前に原状回復工事の見積もりを依頼しても良いかもしれません。

取引先、関係先への連絡を計画

事務所を移転するにあたって、取引先や関係先に連絡を入れる必要があります。各部署にヒヤリングを行い、連絡すべき宛先をまとめ、抜けが無いようにチェックする期間をタスクとして組み込んでおくとよいでしょう。

連絡をする時期と、移転に関係する業務が非常に忙しくなってくる時期と重なることが多いので、前倒しのスケジュールにしておくことをおすすめします。

各種届出の手続き・印刷物や名刺、マニュアルなどの変更修正

法務局や税務署、社会保険事務所、労働基準監督署、公共職業安定所、消防署、警察署などへ期限までに届け出をする必要があるので、書類の準備を進め、移転後すぐに提出できるように計画書に入れましょう。

移転後すぐに使用するパンフレットや名刺なども余裕を持って準備しておくことも大切です。

また、自社のサイトなどの修正も必要になるので、修正が必要な個所を調査する日程、修正作業日程を確保しておくようにしましょう。特に自社製品のマニュアルの修正は、時間と手間がかかります。マニュアルをWebに公開している場合は、修正漏れがないかチェックする体制を整えておく必要があります。

移転スケジュールと流れも計画書に入れ込む

最後に何をいつまでに誰が責任を持って行うか、スケジュールを立てて計画書にいれこみます。また、チェックリストやスケジュール表を作成するのもおすすめです。

もちろん、業者からの見積もりが遅れた、予想外の業務が増えたなどで、スケジュール通りに進行しないこともありますので、余裕を持つことはもちろんのこと、柔軟に調整できるようなスケジュールにすることを忘れないでください。

慣れないオフィス移転は抜けが生じる

オフィス移転に慣れていないことが多いので、どうしても計画書に抜けがあり、事務所移転作業内容にも抜けが生じる可能性は否定できません。

そこで、自社が中心になって行うオフィス移転をスムーズに行うためにコンサルを入れる方法があります。事務所移転に慣れたコンサルを入れることで、適切な費用で内装工事や原状回復工事ができる他、段取りよくオフィス移転が進みます。

オフィス移転を検討しているのでしたら、専門のコンサルに入ってもらいアドバイスを受けながら進めることをおすすめします。